Le figure professionali che servono ad organizzare un evento

Quando si parla di un evento ci si riferisce ad una iniziativa che prevede l’incontro di un determinato numero di persone in un determinato posto e momento prestabilito in precedenza. Può svolgersi in uno spazio che può essere all’esterno o all’interno ed e destinato a un determinato gruppo di persone con lo scopo di raggiungere l’obiettivo prefissato.

Un evento può essere richiesto da associazioni, enti, imprese o singole persone. Quando si organizza un evento, per far si che esso riesca bene senza intoppi ci vuole il giusto coordinamento e comunicazione tra tutte le figure che sono coinvolte.

La struttura organizzativa e la buona riuscita di un evento dipendono da un gruppo di persone che lavora insieme in modo coordinato, e con l’obiettivo comune di far si che tutto riesca nel modo in cui è stato stabilito.

La struttura organizzativa di un evento si compone di più funzioni, ognuna di queste viene eseguita da una o più persone. Le varie mansioni svolte durante l’organizzazione di un evento sono:

• • Segreteria organizzativa, che si occupa della funzione di supporto alla struttura che organizza l’evento, nella fase che precede l’organizzazione dell’evento, e nelle fasi successive che lo compongono e ne seguono.

• • Coordinamento di progetto, che ha il compito di gestire tutte le funzioni che devono essere svolte per conto della struttura organizzativa. Il coordinatore che gestisce il progetto deve mettere insieme tutte le informazioni che arrivano dai gruppi di lavoro coinvolti nell’organizzazione, e le deve condividere con le diverse parti.

• • Sponsor – le persone addette a trovare gli sponsor devono intercettare aziende che sono disposte a finanziare l’evento o fornire prodotti durante lo svolgimento. Questo avviene tramite un piano di sponsorizzazione, che serve a trovare e scegliere le aziende che potrebbero essere interessate, mostrare l’iniziativa a tali aziende che sono interessate, ed infine le modalità con il quale vengono definiti i vari accordi e stipulazioni dei contratti.

• • Relazioni con le istituzioni, si tratta di un compito svolto dalla struttura organizzativa volto a trovare le istituzioni che hanno la volontà di dare un riconoscimento finanziario o morale alle attività svolte all’interno dell’evento. Alcune modalità con le quali si instaura una relazione con le istituzioni sono: permesso, sponsorizzazione. patrocinio.

• • Controllo e amministrazione, è una funzione molto utile nella pianificazione e nella gestione della parte contabile, amministrativa e finanziaria nello svolgimento di un evento.

• • Legale, che è una funzione sia esterna che interna nell’organizzazione dell’evento, ed è utile in caso ci fossero delle controversie legali durante le varie fasi di percorso dell’organizzazione.

• • Ospitalità, che è una mansione importantissima per la collocazione di tutte le persone che fanno parte dell’evento, come i relatori che sono sempre collocati dall’organizzazione e i partecipanti che invece di solito stipulano delle convenzioni con varie strutture o dei pacchetti, che hanno incluso nel costo del biglietto questa spesa.

• • Comunicazione, mansione che viene svolta da svariate figure professionali, che possono essere i creatori web, l’ufficio stampa, il community manager, il digital PR o il Reputation manager.

• • Sicurezza, che ha a che fare con la sicurezza del luogo dove si svolge l’evento, dei preparativi, degli attori che presiederanno all’evento, dei lavoratori, del pubblico.

• • Attività accessorie e satellite, che comprendono tutte le mansioni che non fanno parte veramente dell’evento ma che sono comunque importanti, come la gestione del catering o la gestione dell’intrattenimento.

• • Logistica, di cui fanno parte tutte quelle attività come il provvedere al luogo in cui verrà svolto l’evento, l’allestimento, il disallestimento, le pulizie, la formazione dello staff.

• • Funzione tecnica, che insieme alla segreteria organizzativa si occupa del coordinamento dell’evento facendo in modo che questo si svolga in attinenza agli obiettivi prefissati.

• • Valutazione post evento, una volta terminato l’evento, si stila il consuntivo, dove sono accessibili tutte le informazioni dell’evento, si accerta la realizzazione degli obiettivi predisposti, si rivela il grado di soddisfazione dei clienti nei confronti degli attori coinvolti nell’evento e della fedeltà verso il brand.